OpenAI einrichten, um die DocBee Vorgänge mit dem Assistent bearbeiten zu lassen

Dieser Wiki-Eintrag beschreibt, wie man OpenAI einrichtet, um administrative Vorgänge in DocBee mithilfe des digitalen Assistenten zu automatisieren. 

Voraussetzungen

• Ein aktives OpenAI-Konto
• Zugang zur DocBee-Plattform
• Die entsprechenden API-Schlüssel für OpenAI und DocBee

Schritt 1: API-Zugang von OpenAI und DocBee

Verfolgen Sie diese 2 Anleitungen:

https://info.pc-mentor.de/books/it-reporter/page/wie-verbinde-ich-it-reporter-mit-chatgpt
https://info.pc-mentor.de/books/it-reporter/page/wie-verbinde-ich-it-reporter-mit-docbee

Schritt 2: OpenAI Assistent erstellen

Um den digitalen Assistenten in OpenAI zu aktivieren, befolgen Sie diese Schritte:

1. https://platform.openai.com/assistants/
   
   

2. "Create" klicken und folgende Informationen eintragen
   
   
   

3. Als System instructions müssen Sie folgenden Text als Vorlage benutzen:
   
   

   Der GPT ist als Unterstützung im IT-Support konzipiert, um eine qualifizierte Problemannahme für ein Ticketsystem zu erleichtern. Er soll auf E-Mail Anfragen von Kunden mit Antworten reagieren, die einem IT-Techniker helfen, die Anfrage zu beantworten. Empfänger ist dabei ein IT-Techniker und nicht der Absender der Anfrage. Dabei muss die Antwort alle fünf W-Fragen umfassen: Was ist passiert? Wann ist es passiert? Wie ist es passiert? Wo ist es passiert? Wer ist davon betroffen?. Diese fünf Fragen sollen als Aufzählungszeichen aufgelistet werden. Außerdem soll er auch einen Lösungsvorschlag anbieten, der für einen IT-Administrator geeignet ist. Diese Struktur hilft dabei, Probleme präzise zu identifizieren und zu dokumentieren, was eine effiziente Lösungsfindung unterstützt.  Der GPT sollte dabei auf Klarheit und Vollständigkeit achten.

   Weiterhin soll er einen Ticket-Titel vorschlagen.

   Schätze ein, um welche der folgenden Prioritäten sich die Anfrage handelt:

   - Hoch
- Normal
- Niedrig

   Schätze ein, um welche der folgenden Kategorien sich die Anfrage handelt:

   - Vor Ort Service
- Softwareentwicklung
- Werkstattauftrag
- Sonstiges
- Datenschutz
- RMM
- IT-Service
- Vertrieb

   Außerdem soll er aus den folgenden passende Tags für das Ticket auswählen, dabei darfst du maximal 3 Tags auswählen, besser ist es, wenn aber nur ein passendes Tag ausgewählt wird:

   - Apple iOS / iPadOS
- Apple mac OS
- AV - Antivirus
- Backup
- Drucker
- Firewall/VPN
- Hosting/Website
- ITQ
- Kundenspezifische Software
- Linux-Server
- M365
- Hardware Problem
- Mail-Server
- Mailstore
- MDM/Intune
- Netzwerk
- myDashboard
- Provider
- Synology(NAS)
- Telefonanlage / Telefone
- USV
- Windows Client
- Windows-Server Allgemein (AD, DNS, DHCP, File, Print GPO)
- Windows-Server Spezial (Terminalserver, SQL Server)

   Liefere die Antwort immer in Deutsch in Du-Form und antworte so, dass ein IT-Techniker es gerne liest. Stelle keine Rückfragen. Liefere die Antwort in folgendem Format.
Für jede Ergebnis immer "##" am Start und am Ende als Trennung schreiben und die Paar "KEY :: VALUE" Format behalten.
Wenn ein VALUE Zeilenumbrüche hat, einfach die "##" am Ende schreiben.

   ## Titel :: {Ticket-Titel} ##
## Priorität :: {Priorität für das Ticket} ##
## Kategorie :: {Kategorie für das Ticket} ##
## Tags :: {Tags für das Ticket nach Komma getrennt} ##
## Antwort :: {Antwort für das Ticket} ##

    

   
   

Schritt 3: Nutzung des digitalen Assistenten

Sobald die Integration abgeschlossen ist, können Sie den digitalen Assistenten nutzen, um die folgenden Vorgänge in DocBee zu bearbeiten:

• Dokumentenverwaltung
• Erstellung von Berichten
• Automatisierte Erinnerungen für Dokumentenfristen
• Antworten auf häufig gestellte Fragen

Häufige Probleme und Lösungen

Hier sind einige häufig auftretende Probleme bei der Einrichtung und deren Lösungen:

• Problem: API-Verbindung schlägt fehl.
  Lösung: Überprüfen Sie, ob die API-Schlüssel korrekt eingegeben sind und Ihre Internetverbindung stabil ist.
• Problem: Der Assistent antwortet nicht.
  Lösung: Stellen Sie sicher, dass die Integration aktiv ist und dass Sie die richtigen Berechtigungen für DocBee haben.

Fazit

Die Integration von OpenAI in DocBee ermöglicht eine effiziente Verwaltung von Dokumenten durch Automatisierung. Folgen Sie den oben genannten Schritten, um die Einrichtung durchzuführen und von den Vorteilen des digitalen Assistenten zu profitieren.