Artikelverwaltung - Abrechenbare Artikel für den Faktura-Export

Die Artikelverwaltung unter Einstellungen → Artikel dient dazu, abrechenbare Artikel für den monatlichen Faktura-XML-Export anzulegen. Jeder Artikel bildet einen Posten ab, dessen Menge automatisch aus den im System vorhandenen Daten (z. B. Mail-Archivierung) ermittelt wird.

Übersicht

In der Tabelle werden alle angelegten Artikel mit folgenden Spalten dargestellt:

• Artikelnr. – eindeutige Artikelnummer (im Faktura-XML als PRODUCTS_ID).
• Bezeichnung – frei wählbarer Anzeigename (im XML als DESCRIPTION_SHORT).
• Einzelpreis – Stückpreis in Euro.
• Zweck – Klartext-Beschreibung des Verwendungszwecks.
• Scope – technischer Bezeichner, über den das System die Mengenermittlung zuordnet.
• Aktionen – Artikel bearbeiten oder löschen.

Neuen Artikel anlegen

Über den +-Button rechts unten öffnet sich der Anlage-Dialog. Alle Felder sind Pflichtfelder:

1. Artikelnr. – muss eindeutig sein.
2. Bezeichnung – Artikelname, wie er auf der Rechnung erscheint.
3. Einzelpreis – numerischer Wert, zwei Nachkommastellen.
4. Zweck – beschreibender Text, z. B. „E-Mail Archivierung pro Postfach pro Monat“.
5. Scope – technischer Bezeichner. Muss exakt geschrieben werden (siehe Tabelle weiter unten), sonst greift die Mengenberechnung nicht und der Artikel wird beim Export ignoriert.

Verfügbare Scopes

Aktuell sind drei Scopes im System implementiert:

Scope	Berechnete Menge	Beschreibung
email_archive_per_mailbox_per_month	Anzahl archivierter Postfächer (archive_count)	Standard-Abrechnung pro archiviertem Postfach. Im XML-Feld DESCRIPTION werden zusätzlich alle E-Mail-Adressen des Kunden kommagetrennt aufgelistet.
email_archive_additional_mailbox_per_month	Zusätzliche Postfächer (additional_users)	Aufpreis für Postfächer über dem Standardkontingent.
email_archive_additional_storage_per_month	Zusätzlicher Speicher (additional_storage)	Aufpreis für Speicher über dem Standardkontingent.

Artikel bearbeiten

Über das Stift-Symbol in der Spalte Aktionen kann ein bestehender Artikel angepasst werden. Beim Speichern gelten dieselben Pflichtfeld- und Eindeutigkeitsregeln wie beim Anlegen.

Artikel löschen

Über das Mülleimer-Symbol wird der Artikel nach Bestätigung dauerhaft entfernt. Bereits erzeugte Faktura-XML-Dateien bleiben davon unberührt; nur künftige Exporte enthalten den Artikel nicht mehr.

Validierung & Eindeutigkeit

• Artikelnr. und Scope müssen jeweils eindeutig sein – bei Doppelvergabe meldet das System einen Validierungsfehler direkt am Feld.
• Zweck ist Pflicht, aber nicht eindeutig – es ist nur ein Anzeigename.
• Beim Bearbeiten dürfen die eigenen Werte stehen bleiben, nur Kollisionen mit anderen Datensätzen werden blockiert.

Verhalten beim Export

• Mengen werden aus dem aktuellsten wöchentlichen Mail-Archiv-Snapshot innerhalb des Abrechnungsmonats gezogen („latest snapshot wins“).
• Artikel mit Menge 0 werden im Export übersprungen.
• Kunden ohne passende Snapshots im Abrechnungsmonat erscheinen nicht im Export.