Artikelverwaltung - Abrechenbare Artikel für den Faktura-Export

Die Artikelverwaltung unter Einstellungen → Artikel dient dazu, abrechenbare Artikel für den monatlichen Faktura-XML-Export anzulegen. Jeder Artikel bildet einen Posten ab, dessen Menge automatisch aus den im System vorhandenen Daten (z. B. Mail-Archivierung) ermittelt wird.

Übersicht

In der Tabelle werden alle angelegten Artikel mit folgenden Spalten dargestellt:

• Artikelnr. – eindeutige Artikelnummer (im Faktura-XML als PRODUCTS_ID).
• Bezeichnung – frei wählbarer Anzeigename (im XML als DESCRIPTION_SHORT).
• Einzelpreis – Stückpreis in Euro.
• Zweck – Klartext-Beschreibung des Verwendungszwecks.
• Scope – technischer Bezeichner, über den das System die Mengenermittlung zuordnet.
• Aktionen – Artikel bearbeiten oder löschen.

Neuen Artikel anlegen

Über den +-Button rechts unten öffnet sich der Anlage-Dialog. Alle Felder sind Pflichtfelder:

1. Artikelnr. – muss eindeutig sein.
2. Bezeichnung – Artikelname, wie er auf der Rechnung erscheint.
3. Einzelpreis – numerischer Wert, zwei Nachkommastellen.
4. Zweck – beschreibender Text, z. B. „E-Mail Archivierung pro Postfach pro Monat“.
5. Scope – technischer Bezeichner. Muss exakt geschrieben werden (siehe Tabelle weiter unten), sonst greift die Mengenberechnung nicht und der Artikel wird beim Export ignoriert.

Artikel bearbeiten

Über das Stift-Symbol in der Spalte Aktionen kann ein bestehender Artikel angepasst werden. Beim Speichern gelten dieselben Pflichtfeld- und Eindeutigkeitsregeln wie beim Anlegen.

Artikel löschen

Über das Mülleimer-Symbol wird der Artikel nach Bestätigung dauerhaft entfernt. Bereits erzeugte Faktura-XML-Dateien bleiben davon unberührt; nur künftige Exporte enthalten den Artikel nicht mehr.

Validierung & Eindeutigkeit

• Artikelnr. und Scope müssen jeweils eindeutig sein – bei Doppelvergabe meldet das System einen Validierungsfehler direkt am Feld.
• Zweck ist Pflicht, aber nicht eindeutig – es ist nur ein Anzeigename.
• Beim Bearbeiten dürfen die eigenen Werte stehen bleiben, nur Kollisionen mit anderen Datensätzen werden blockiert.